Co Vám implementátor neřekne - zkušenosti zákazníka

Jsme malá firma, jeden majitel plus dva zaměstnanci. Díky neustálému nárůstu zakázek nám vyvstala potřeba rozšíření softwarového zázemí firmy. Doposud jsme používali systém MoneyS3. Jelikož nás výrazně začala tlačit potřeba evidence a plánování zakázek, museli jsme se poohlédnout po robustnějším řešení. Máme trošičku složitější situaci, protože činnost naší firmy tvoří 3 základní obory.

• Výroba reklamních předmětů, kdy se jedná o čistě zakázkovou výrobu
• Výroba plechových komponentů, malosériová výroba
• Výroba laminovacích strojů lamidesk.cz, jedná se o výrobu složitějších strojů s rozsáhlým kusovníkem.

Naší výbavu tvoří několik CNC a tiskových strojů, jejichž časové využití je relativně nízké. Největší časový podíl naší práce je právě v přípravě jednotlivých zakázek a jejich pečlivé sledování. Myslím, že mohu uvést, že náš obrat je okolo 5mil. Kč

 

Tohle raději ne

Nejdříve jsme hledali řešení v evidenci výroby EXCEL a podobné pomůcky. Řešili jsme doprogramování v ACCESU. Původně jsme měli představu, že do nového systému investujeme 20-40000 Kč, což by nám vyřešilo akutní potřebu naší evidence. Jenže pokud jsme se podívali trošku do budoucnosti, už se toto řešení jevilo jako ne zcela ideální. Zcela scházela vazba na finance a to vlastně vyloučilo i možnost nákupu vyloženě výrobního softwaru.  Pokud nám porostou zakázky tak jako v minulosti je už nyní nově uvažovaný systém vlastně nepoužitelný.

Začal tedy nový průzkum na webu jaký soft vlastně použít. Znamenalo to naučit se novou řeč, kterou mluví obor řízení podniků. To nebyl úplně jednoduchý krok a asi by měl existovat slovník, protože ze začátku vlasně nevíte co hledáte. Postupem pátrání asi přijdete na to, že potřebuje ERP a že vlastě není určené je velkým firmám.  Začnete se prokousávat jednotlivými funkcemi programů, začnete sledovat funkce řízení výroby.  A ještě horší je, pokud je Váš tok zakázek něčím mezi řízením projektů  a řízením výroby.

Začali jsme oslovovat jednotlivé implementátory ERP systémů a začal kolotoč obchodních prezentací. Je velice vhodné, připravit si dopředu jakousi sebeanalýzu procesů byť by v maličké firmě a tu si načrtnout  graficky. Hodně prezentací jednotlivých programů se dnes dá vyřešit online prezentací a to výrazně šetří čas obou stran. Musím poznamenat, že zpočátku jsem byl rozpačitý v oslovování implementátorů v mých očích velkých systémů. Opravdu hodně jich má bezvadně vytvořené webové stránky a můžete z nich získat pocit, že jejich produkty jsou mimo rámec Vašich možností. Opak je však pravdou,  celkem překvapivě jsou schopni ušít Vám nabídku „za rozumně peněz  rozumně muziky“.

Čtyřměsíční výběr

Po asi 4 měsících průzkumu nám zůstali čtyři adepti, mezi kterými jsme váhali a porovnávali. Chtěli jsme plnohodnotný systém, tak aby nám vystačil i v budoucnosti, ale protichůdně jsme chtěli z počátku procesu implementaci věnovat co nejméně času a až poté postupně doplňovat (i z ohledem na finanční rozpočet).

Zjistíte, že ve všech programech ERP nakonec uděláte všechno. Jen jde o to, aby to nebylo příliš často neohrabené. Velkým problém programů ERP, jak jsem vysledoval, je všeobecně zastaralost uživatelského rozhraní, jak kdyby se zde zastavil čas.  Ve většině případů se zapomeňte na interaktivní a intuitivní uživatelské rozhraní.  Měl jsem již neblahou zkušenost s nákupem softwaru k děrovacímu stroji JETCAM, který stál ve finále 400 kKč. I když se s ním vlastně dalo „nakonec „ udělat všechno nakonec jsme ho vyměnili za TruTops, jenž je úžasně interaktivní (ta sranda stála 300kKč).

A nakonec po zvažování všech preferencí vlastně vyvstal primární požadavek na interaktivitu a maximální uživatelskou přívětivost nového softwarového nástroje.

Chtějte demo

Implementároři ERP se obecně zdráhají poskytovat demoverze jejich produktů, s odůvodněním, že pokud nejste proškoleni, nemůžete s jejich produkty rozumně pracovat. Nedbejte jejich vytáček a tyto demoverze si vyžádejte. Souhlasím s tím, že asi těžko je začnete okamžitě používat. Jsem si však jist, že pokud se v některém orientuje výrazně lépe než v jiném, zůstane tomu tak i nadále. Každý člověk myslí trošku jinak a jsou mu příjemné jiné struktury a procesní postupy. Neváhejte a zkoušejte,,i když Vás to bude stát hodně času. Ve své podstatě bych ze své zkušenosti (pokud nemáte někde známého) volil dema následujících  Helios orange, Altus Vario, Money S5, SAP Business ONE Versino což jsou největší hráči na trhu…

U nás co se týče interaktivity jednoznačně vítezí Business ONE , jeho DASHBOARDU je úžasná záležitost (bude chtít hodně času dotvořit si je podle obrazu mého). Business obsahuje funkci Interaktivní mapa, jenž zobrazuje vztahy mezi položkami. Příklad pokud zobrazíte mapu faktury okamžitě se Vám graficky zobrazí celý prodejní cyklus související s uvedenou fakturou tzn. vidíte nabídku>zakázku>fakturu>jednu či více plateb. Pokud se autorům ještě podaří provázat související montážní zakázky, tedy výrobu,  dostanou ode mne 5 hvězdiček.

Interaktivní mapa zobrazuje fantasticky i kusovníky. Pokud si dáte trochu práce a uložíte si obrázky k jednotlivým komponentám uvidíte je i v této mapě.

Úžasná funkce – globální hledání integrované v hlavní obrazovce. Jakékoli informace na pár kliknutí
Okamžitě vrací výskyt klíčového slova  - strukturovaně, jednotlivé typy záznamů.

Helios má uživatelské rozhraní docela v pohodě, ale žádný zázrak. Money - nejblíže k moderním windows, bude te se cítit jako v Outlooku, o interaktivitě si může nechat jen zdát. Propadák je Altus Vario – napsáno v Accesu, uživatelské rozhraní je pro mne vyloženě nepřátelské a musím se přiznat, že některé postupy jsou “proti srsti”.

Nápovědu budete potřebovat

 Dalším z důležitých bodů se mi jevilo zpracování nápověd a vzdělávacích materiálů. Každý z ERP má víceméně dobře zpracovanou nápovědu, většinou se však jedná jen o nápovědu lokální,, tedy popsaná okna a dialogy. Já osobně jsem však čekal průvodce, který mne provede celým životem nákupních a prodejních zakázek a finančních toků, tak aby mi vysvětlil jednotlivé etapy.

U Bussines One si vyžádejte příručku TO GO.
Plánovací kalendář – řeknete si samozřejmost. Omyl!
Helios – nelze, pouze s řízením projektů, cena desítky tisíc
Vario - nelze, pouze s řízením projektů, cena ? tisíc
Money – nevím
Bussines One – přehledně zpracovaný se synchronizací s Outlookem, obrovské plus

Maximálně jednoduše – takové bylo heslo už od počátku. Dalším kritériem byla jednoduchost zavádění. Jsme malí, nemáme skladníka. Šéf si myslí, že má vše pod kontrolou a tak je na obtíž pokud Vás ERP obtěžuje se složitými manuálními výdejemi materiálů. Musí však existovat možnost tuto funkci zapnout až toho skladníka budeme mít. SAP Bussines One nabízí při práci se skladovými položkami funkci BACKFLUSH, která dokáže odepisovat sklad automaticky. Přesto lze u každé skladové položky nastavit manuální odepisování.
Nedokázal nikdo jiný.

Vždycky jde o peníze

Struktura a cena licencování: velký kámen úrazu . Je třeba zvážit kolik licencí si koupíte. Nákup ERP sebou nenese jen okamžitý výdej hotových peněz, ale je třeba myslet na podporu a hlavně i na pravidelnou platbu za aktualizace – tyto platby během několika let dosáhnou výše částky na pořízení licencí. Malý příklad -mám počítač v kanceláři a druhý ve skladě, nebo u stroje. Odhlašování jednoho a přihlašování na druhém je pro mne nad moje síly (zapomínám a pak běhám).
Rychlý přehled cen:
1 licence úplná + jedna  omezená – sklad výroba, zakázky

• Helios Orange + Money S5, SQL - 100 000,-
• SAP Bussines ONE, SQL - 60 000,-
• Altus Vario - 40 000,-

Implementace!

Strašák v podobě hromady peněz. 
Pokud jste to nikdy nedělali, tak vlastně nevíte o co jde a vlastně vůbec nevíte jak proběhne. Pokud se o ní bavíte s obchodníky ERP, máte pocit, že mluví cizí řečí. Věřte však, že jejich odhady času a nákladů pocházejí ze zkušenosti, ale nebojte se je trošku dotlačit na spodní hranici.  Hodně pomůže, pokud si připravíte sebeanalýzu (a není to úplně jednoduché) postupů ve vaší firmě. Jedna věc je jistá, je třeba ji udělat písemně, ideálně graficky, hlava nestačí (alespoň mně ne).

Příklad: nabídka>zakázka>fakturace
Mám často storna, vystavujeme nabídky, nebo rovnou zakázky.
Popište si nejčastější struktury zakázek – jednoduchý prodej, nebo prodávám věci na zakázku -jak složité jsou. Které informace jsou třeba a které ne. Připravte si dopředu případný systém slev. V tom Vám implementátor nepomůže, případně to z Vás bude za peníze tahat. Pokud budete mít připravené vzorové kusovníky  bude Vám implementace jak po drátku. Sepište si dopředu požadavky na tiskové výstupy. V jaké fázi prodeje a výroby  co chcete tisknout - štítky, poznámky výrobní postupy.

Pokud budete mít štěstí (a nebo to nenechávejte na štěstí a dobrého implementátora si vyberte) bude Váš implementátor Vašim průvodcem . Někdy víc mlčte ať nejdříve navrhně řešení on a pak až popište Váš systém – možná přijde na něco lepšího... A někdy víc mluvte …

Mnoho otázek

Ptejte se hodně: jaké číselné řady používají ostatní a hlavně proč? Jak vyplňovat okna si radši přečtěte v nápovědě – tam je to zadarmo. Implementátor je pokladna vědomostí a systemů, tahejte je z něj! A to se netýká jen program ERP ale trošku i ostatních postupů ve firmě. Nezapomeňte, že projde třeba 5 firem za rok a hodně vidí … Asi třošku rozumu vynese zase i od Vás, proto se ptejte víc než ostatní. 

Za mně, to kilo za to určitě stálo …

Hodně zvažujte nechat si na vaše postupy doprogramovat “robota”. Ono hodně věcí lze pak řešit jením stiskem myši. Nechte si zprogramovat maximálně přehledné výstupy a sestavy – budete je pak používat každý den. Zjednodušujte ! Od toho software je!

Celkem snadno jdou vyřešit vazby na podklady z jiných programů. Např. vyrábíme reklamní tabule a ke každé z nich malujeme podklady v Corelu. SAP nám vytváří adresáře jednotlivých zákazníků, v nich pak vytvoří přímo soubor .cdr, kterým má definovaný název skládající se z čísla zakázky, jména zákazníka a rozměru cedule, ten pak následně rovnou otevře. Vše na jeden dvojklik...

Zhodnocení

Takže jsme to nakonec zvládli (UF), už to běží …
Je třeba podotknout, že článek je napsán na základě mých pocitů, tak jak mi uvízly v hlavě, nikoli na základě řádného porovnávání.

Tomáš Václavík – Reklama Frymburk
www.lamidesk.cz